Soy comercial y no me gusta el trabajo administrativo

Soy comercial y no me gusta el trabajo administrativo

Todo el trabajo relacionado con las ventas genera siempre algún tipo de trabajo administrativo. Esta situación se agrava considerablemente si en la empresa no disponemos de buenas herramientas que estén en sintonía con el proceso de venta. Todos los comerciales sabemos que una de las tareas obligatorias siempre va a ser la del papeleo, es inevitable. Lo ideal es siempre reducirlo lo más que se pueda para poder hacer otras tareas más centradas a conseguir los objetivos de venta a tiempo.

El trabajo administrativo no repercute en mis objetivos

Mis colegas de profesión que trabajan en grandes corporaciones tienen equipos administrativos y sistemas que les facilitan todo el trabajo administrativo. Sin embargo, los profesionales de la venta que trabajamos en PYMES somos un poco personas-orquesta en todo lo relacionado con el proceso de ventas. Nuestra meta principal es generar oportunidades y cerrar ventas, buscando clientes potenciales y ese trabajo por sí mismo tiende a infinito. También somos muy conscientes de que esa tarea es la que repercute en conseguir comisiones y bonificaciones.

Los profesionales de la venta que trabajamos en PYMES somos un poco personas-orquesta en todo lo relacionado con el proceso de ventas.

El trabajo administrativo no me ayuda a conseguir mis objetivos de venta directamente -aunque hacerlo también me va en el sueldo-. Esto siempre lo tenemos presente y, como cualquier otra tarea que no va enfocada a vender más, nos resulta tediosa. Es un mal necesario, pero un mal al fin y al cabo.

La empresa no entiende mi proceso de venta

Muchas veces me ha sucedido que mis jefes no entienden mi proceso de venta. Quizás yo tampoco lo he sabido comunicar muy bien, pero muchas veces se nos exige pasar informes con cosas para los jefes, información para que estén contentos…

Nuestra meta principal es generar oportunidades y cerrar ventas.

Para conseguir resultados tengo que invertir el tiempo en buscar clientes potenciales y generar oportunidades de venta. Muchos de los informes me atan a la mesa y tengo la sensación de que no voy hacia adelante con lo mío. Yo quiero estar al pie de calle, en el mercado, generar clientes potenciales y oportunidades de venta. Es prioritario para mí saber explicarme y hacerme entender en todo lo relacionado con mi proceso de venta. La empresa que no entiende mi proceso me limita en mi capacidad de generar más facturación.

No tengo acceso al análisis de la información que genero

No estoy en contra del papeleo. Un buen comercial sabe que un mínimo de trabajo administrativo, un poco de papeleo, es indispensable. Del mismo modo, un buen jefe de ventas sabe que tiene que saber dónde está el punto de equilibrio de la cantidad de gestiones administrativas que se le puede exigir a un comercial. También debe saber que si la información que genero no me ayuda vender más y a conseguir resultados mes a mes, ese trabajo me va a parecer inútil.

Un buen comercial sabe que un mínimo de trabajo administrativo es indispensable.

Hace años tuve un jefe de ventas que me pedía que le cubriera una hoja de excel con varias filas y columnas para registrar cada llamada y cada email con la siguiente info: el resultado de la llamada/email, quién me había contestado (secretaria, buzón de voz, etc…), número de emails enviados… Te puedes imaginar, el excel era enorme. A continuación mi jefe pasaba toda esa información a otro excel -que NO compartía conmigo- en el que hacía varios cálculos sobre los indicadores claves de mi desempeño del tipo:

  • Coeficiente de cliente potencial a oportunidad de venta
  • Coeficiente de cierre de ventas
  • Mis tiempos de ciclo de venta en relación con la media del equipo comercial

Al final del ejercicio, a la hora de repartir comisiones y pluses, caí en la cuenta de que había unas diferencias enormes entre los bonuses que se pagaba entre los miembros del equipo comercial y me enfadé hasta el punto de quererme ir de la empresa. Mi jefe me citó primero a mí y luego a todos los compañeros y tuvimos una reunión en la que nos mostró el excel con los ratios de los indicadores claves de rendimiento de cada uno.

Si todo la información que generamos es útil para conseguir los objetivos de venta, nos motiva más.

Le dijimos que si todos hubiésemos tenido acceso a esa información, habríamos conseguido mejores bonuses en general. Un compañero apuntó que el rellenaba algunos informes por rellenar, que si lo hubiera sabido los habría rellenado con mayor precisión. Otro directamente confesó que se inventaba la mitad. Al final el jefe empezó a compartir esas hojas con el equipo comercial y todos comprendimos la importancia de rellenar bien las hojas. Con el tiempo la información que rellenábamos era de mayor calidad y la facturación se incrementó.

En la imagen -arriba- figura Gösta Holmér (segundo por la izquierda). Fué entrenador del equipo sueco de atletismo de 1891-1893 e ideó el test de fartlek o Farley. El fartlek es un método de entrenamiento de la resistencia donde no hay descansos y se producen cambios de ritmo. A la mayoría de los atletas esta serie de entrenamientos les resulta tedioso pero saben que es un mal necesario porque les ayuda a conseguir sus objetivos. Haciendo fartlek los atletas son capaces de mejorar los tiempos en las carreras y al obtener resultados ya no resultan tan aburridos.

Conclusión

Sobra decir que a la mayoría de los profesionales de la venta nos motiva la emoción de buscar clientes con una necesidad que podemos satisfacer. Las gestiones administrativas (elaboración de ofertas, presupuestos, contratos, acuerdos, documentar presentaciones, etc…) no resulta muy emocionante en general. No somos un perfil administrativo, somos de personas y nos gusta interactuar con otros.

También sabemos que el papeleo es necesario. Si todo la información que generamos es útil y tiene un significado para nosotros, para conseguir los objetivos de venta, nos motiva más. Cuando es así podemos incluso disfrutar de ello.

Cuéntanos tu historia

¿Tienes una buena historia sobre cómo gestionar el trabajo administrativo? Compártela con nosotros en la sección de comentarios. Háblanos de ti, de tu sector, y cuéntanos cómo gestionas el papeleo. Valoramos mucho tus ideas y nos encantan tanto tus historias de éxito como de obstáculos. Gracias de antemano por compartir tu experiencia.

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3 thoughts on “Soy comercial y no me gusta el trabajo administrativo

  1. Para los vendedores, tiende a ser incómodo, difícil y hasta tedioso el tener que llenar toda una serie de información, requerimientos, detalles de las gestiones de visitas, encuestas, resultados, llamadas etc., sin embargo, es totalmente cierto que lo que no se puede medir y evaluar no se puede ver y por tal no sabes si realmente estás realizando una buena gestión de ventas que te ayude a conseguir las ventas realmente o simplemente estás perdiendo el tiempo.
    Lo que es cierto, que cuando los reportes son demasiados extensos y te ocupan mucho tiempo para crearlos, el vendedor tiende a sentir frustración pues no ve el avance y siente la incomodidad. Deben ser precisos con los datos requeridos
    De igual forma los jefes directos sí deben presentar éstos reportes administrativos, indicar cuál es la importancia, el objetivo y crear así motivación a su equipo a fin de que vean que es justo, necesario todo trabajo el administrativo que se pida.

    1. Hola Yara, muy amable por participar en la conversación!

      Efectivamente, las labores administrativas tienden a ser tediosas e incómodas, nos quitan tiempo valioso. No es menos cierto, que muchas veces sin dichas gestiones, nosotros mismos o la empresa disponemos de menos maniobra ala hora de gestionar oportunidades de manera más eficiente.

      La clave la das en el siguiente párrafo, donde hablas de “reportes son demasiados extensos y te ocupan mucho tiempo para crearlos” que provocan “frustación” en los profesionales de la venta.

      Es uno de los principales focos en los que trabajamos en Venzo CRM, que el tiempo y esfuerzo necesario para elaborar dichos reportes tienda al mínimo: por ejemplo, incluyendo los datos que sea posible de manera automática, facilitando la inserción de datos o señales (clics en imágenes y no rellenar complejos formularios), etc.

      Pensamos que si a los comerciales les resulta más fácil y sencillo cumplimentar un reporte administrativo, lo harán más eficientemente y esto redundará en todos los niveles de la empresa: más informes y más completos, menos frustración para los comerciales, más tiempo para sus gestiones comerciales, etc.

      Un saludo.

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