Integrar el CRM con otras aplicaciones

Integrar el CRM con otras aplicaciones

Si algo caracteriza el ecosistema de aplicaciones, programas y herramientas software CRM de los últimos años, marcando una clara tendencia, es la capacidad de integración de las mismas.

Con integración nos referimos a la capacidad que tiene un software para entenderse a la hora de comunicarse con otro, pudiendo utilizar los datos del primero, así como proporcionar los suyos a terceros, de una manera estandarizada.

Estandarización al poder

Existen distintas vías y opciones mediante los cuales una aplicación CRM se comunica con otra, la más básica, interesante para integraciones puntuales, es mediante la exportación de un conjunto de datos a través de un fichero estandarizado, habitualmente un CSV o un JSON, que permiten definir esos conjuntos de datos e incluir diversas filas de valores para cada dato.

Para que esto sea posible, la aplicación de origen debe permitir la exportación de sus datos mediante un fichero estándar, así como la aplicación de destino permitir la importación de datos externos.

Algunas aristas de la importación y exportación

En estos procesos pueden surgir determinados impedimentos, como que el formato del fichero que queremos importar, no se corresponda con el formato que hemos exportado. O que se quieran programar el proceso para que se repita de manera automática.

Existen algunas aplicaciones que integran herramientas que permiten solucionar estos inconvenientes, mientras que en otros casos podremos solucionarlos de manera externa, ya sea mediante conversión de formatos, o haciendo uso de plataformas de automatización como Integromat o Zapier.

Integración nativa mediante API

Integrar nuestro CRM a través de los ficheros comentados anteriormente, es una buena posibilidad, pero para aprovechar toda la potencia y versatilidad de nuestro sistema, la mejor opción será utilizar la integración mediante API. Como no queremos profundizar en temas técnicos, podemos definir una API como un protocolo de comunicación para diferentes aplicaciones, sin necesidad de modificar ninguna de ellas.

Poniendo un ejemplo más mundano, pensemos cuando queremos comunicarnos con una persona que habla otro idioma que desconocemos, por ejemplo alemán.

¿Qué hacemos en esos casos? Efectivamente acudimos a un traductor. El traductor traduce del alemán al español y viceversa. Permitiendo que nos comuniquemos ente nosotros, sin necesidad de nosotros saber alemán, ni la otra persona nuestro idioma. Esto es lo que hacen las API, sirven de «traductores de datos» entre aplicaciones.

Software CRM + integración = Un mundo de posibilidades comerciales

En un mundo idílico, los comerciales tendríamos un software, ya sea en forma de app, programa o herramienta, que cubriría todas nuestras necesidades al detalle, nos ofrecería la solución más necesaria en cada caso mediante un sistema que dispondría de las características y funciones que necesitamos para realizar nuestro trabajo.

Pero cada sector, cada empresa y cada vendedor tiene unas necesidades concretas. Es precisamente ese el motivo por el que existen en el mercado multitud de sistemas de gestión comercial y de relaciones con los clientes: unos más genéricos enfocados a cualquier sector y otros enfocados a sectores y/o procesos comerciales muy concretos, algunos complejos con multitud de opciones y otros más sencillos con foco en unas pocas tareas.

Una indecisión habitual a la hora de elegir un CRM con el que trabajar, parte de que si el sistema es más genérico y normalmente complejo, también será más alto el desembolso económico y la curva de aprendizaje necesaria para saber sacarle todo su potencial. Mientras que si es más concreto y normalmente sencillo, es posible que debamos renunciar a algunas funcionalidades y herramientas que nos resulten interesantes.

Lo más recomendable es elegir el que resulte más sencillo y ayude a quien va a utilizarlo a adaptarlo y parametrizarlo a su realidad y a sus necesidades.

Venzo CRM es una solución más concreta y específica para aquellas tareas para las que es diferencial: como herramienta de gestión para equipos comerciales, facilitando un sistema de ventas ágil que simplifica las gestiones de los comerciales, permitiendo que estos se centren en establecer relaciones de confianza ayudando así a los vendedores a superar sus objetivos de ventas.

Y gracias a las integraciones nativas de Venzo CRM, mediante su API podremos ampliar y multiplicar sus posibilidades conectándonos con otras aplicaciones, como un ERP, una suite ofimática online como Google Workspace, sistemas de email marketing como Mailchimp, servicios SDR como Bloobirds o un software para inbound marketing como HubSpot.

Así, como si de un Lego se tratara, podremos construir la solución comercial específica para nuestras necesidades, haciendo uso de las piezas que necesitemos e interconectándolas en cada caso, logrando así disponer del sistema ideal para nuestro propósito.

En algunos casos es posible que solo necesitemos hacer uso de Venzo CRM + Google Calendar, otros casos podrían requerir de integraciones más complejas, como Venzo CRM + Google Calendar + Bloobirds + HubSpot + ERP, las posibilidades son múltiples, pero lo más interesante es que son altamente personalizables según las necesidades de cada uno.

Hoy en día las aplicaciones anteriormente mencionadas (Integromat o Zapier), también permiten trabajar con API en sus procesos, por lo que multiplican las posibilidades de integración e interoperabilidad entre sistemas y servicios hasta el límite de nuestra imaginación.

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