4 reglas para organizarnos como vendedores

4 reglas para organizarnos como vendedores

Una de las disciplinas más importantes para el éxito es organizarse. Esto cada día es más difícil, pues además de todas las cosas tangibles que tenemos que organizar hoy en día, tenemos que sumarle todos esos elementos digitales que ahora forman parte de nuestras vidas y nuestros negocios. Y no olvidemos también la importante y necesaria organización de nuestro tiempo.

1.- Ser ordenado

Probablemente es algo que tu madre o tu padre te repitió en innumerables ocasiones: «¡ordena tu habitación!» y es que para, por ejemplo, la limpieza de la misma, esto permite ser más eficiente realizando la misma tarea en una menor cantidad de tiempo.

Por lo tanto, la primera regla para mantenernos organizados es poner cada cosa en su lugar, sin errores y sin demoras, pues uno de los problemas más comunes, es depositar los objetos en el primer lugar disponible, haciéndonos la falsa promesa de colocarlo después. Mal, error. Si te ha llegado un nuevo libro al despacho o a la oficina, su lugar debe ser de manera inmediata al lugar a donde pertenezca, es este ejemplo lo normal sería una biblioteca o librería. Esto también es aplicable a los archivos digitales en forma de imágenes, audios, vídeos y documentos que ahora forman parte de nuestras posesiones.

Poner siempre las mismas cosas en el mismo lugar, nos permite saber siempre dónde localizar dichas cosas cuando las necesitamos, ya sea nuestra cartera, llaves, mascarilla o tablet, sin necesidad de invertir un solo segundo de nuestro tiempo en su búsqueda.

Esta regla es más fácil con los objetos físicos y más difícil con los digitales, lo que para mí, es el verdadero foco. Prueba de eso son esos escritorios con decenas de archivos desordenados, a mí personalmente me generan estrés.

Un buen truco para solucionar esto, es crear dos carpetas, una llamada En curso y otra llamada Archivo (por ejemplo, elige los nombres que más te representen). Esto nos permite comenzar a poner orden en nuestro escritorio, ubicando en la carpeta En curso los ficheros con los que estamos trabajando actualmente –donde el siguiente paso natural sería crear subcarpetas para cada proyecto o cliente– y una vez finalizemos con dicho proyecto o carpeta, trasladarlo a la carpeta de Archivo. Con el tiempo seremos más ordenados y eficientes.

2.- Nomenclatura útil y descriptiva

Esta regla es específica para el contenido digital. ¿Cuántas veces hemos perdido el tiempo tratando de localizar un documento que necesitamos en el ordenador, a veces incluso, sin éxito?

La mayoría de las veces, no prestamos demasiada atención a los archivos, sobre todo porque hoy día las funciones de búsqueda en nuestros almacenamientos –ya sean locales o en la nube– suelen ser bastante eficaces. Sin embargo, cuando hacemos una búsqueda que nos devuelve trece registros, todos con el mismo nombre, ya vamos a perder el tiempo teniendo que abrir cada uno de ellos. Ello por no contar, que la búsqueda no sea capaz de localizar el fichero que estamos tratando de encontrar, por lo que entonces perderíamos mucho más tiempo, incluso fracasaríamos en su búsqueda.

Es por ello que debemos prestar atención a cómo llamamos a los ficheros y si creamos una regla común para su nomenclatura, aún mejor. Por ejemplo: «nombre_proyecto-nombre_cliente-version» que podría ser algo así como «VenzoCRM-Cesar-3», nos ayudará fácilmente a diferenciar de un vistazo a qué cliente, persona y versión pertenece cada fichero. Piensa en qué datos son relevantes para ti y comienza a poner orden a tu vida digital, cuando tu cantidad de ficheros aumente, lo agradecerás enormemente. Y tampoco olvides de utilizar carpetas y subcarpetas, igualmente correctamente nombradas, para mejorar aún más dicha organización. Las carpetas son nuestras amigas.

3.- Usar una sola herramienta para un mismo propósito

Si para realizar una misma tarea, estamos utilizando más de una herramienta o soporte, nos estamos boicoteando a nosotros mismos, pues no contaremos con todos los datos necesarios y por lo tanto no dispondremos de la perspectiva adecuada. Si por ejemplo utilizarmos un gestor de tareas, pero además tenemos notas adhesivas en nuestro escritorio, nuestra pantalla, así como trozos de papel y notas en la guantera del coche, estamos siendo tremendamente contraproducentes.

No hay mejor lugar para guardar tus notas, y asociarlas al contacto pertinente, que tu CRM, sobre todo si puedes sincronizarlo con tu teléfono y acceder a él a través de una aplicación. De nada sirve acumular información, si no somos capaces de localizar y acceder a la misma de manera fácil y rápida, por ejemplo cuando estamos en nuestro coche antes de reunirnos con un cliente.

4.- Hacer de nuestro calendario nuestra guía principal

La mayoría de la gente abre su bandeja de entrada para empezar su día de trabajo, después de haber mirado Linkedin, Facebook, Twitter e Instagram. No hay peor manera de empezar un día laboral.

La primera aplicación que debemos abrir al comienzo –y final– de cada día es nuestro calendario. Si hemos planificado nuestros días y semanas –de ahí el terminar la jornada también con nuestro calendario–, nos permitirá asegurarnos de que disponemos de los recursos que necesitamos para desempeñar esas tareas, reuniones o proyectos en los que estamos trabajando.

Puede que no haya nada más crítico para estar organizado que organizar el recurso finito y no renovable que es nuestro tiempo. El único activo que lo domina todo es el tiempo. Cuanto más y mejor organicemos nuestro calendario en torno a las cosas más importantes, más productivos y efectivos seremos, por lo que seremos capaces de superar nuestros objetivos de ventas en mismos periodos de tiempo.

Siguiendo estas cuatro reglas y añadiendo las que cada uno necesite para mantenerse organizado mejorará exponencialmente tu tiempo y con ello tu agilidad y tus resultados.

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